credenciamento em eventos

O credenciamento em eventos é um fator essencial para eventos de grande escala e ajuda a garantir que as pessoas certas estejam onde precisam estar, mantendo um evento seguro e dentro do previsto. 

O credenciamento é uma etapa importante em qualquer evento, pois possibilita a identificação da equipe do evento. O credenciamento é geralmente fornecido durante o check-in, com detalhes como nome, número de contato, além de uma foto de identificação do funcionário. 

Além da identificação, o principal objetivo do credenciamento em eventos é o acesso. O credenciamento garante que as pessoas que colaboram para fazer o evento acontecer tenham acesso às suas respectivas áreas, o que ajuda a garantir que a segurança seja mantida o tempo todo. Os tipos de acesso podem variar de acesso a todas as áreas ou  restrito, o que pode permitir o acesso a apenas parte de um evento.

Segurança nos eventos 

Todos os eventos geralmente têm áreas restritas reservadas para pessoas VIPs, área de entretenimento, área exclusiva de funcionários etc. Para ajudar a equipe de segurança nas suas atividades de trabalho, o credenciamento em eventos é essencial para saber quem tem acesso a quais áreas, sem precisar perguntar o tempo todo. 

Processo de credenciamento em eventos 

O processo de credenciamento de um evento fornece às principais partes interessadas, participantes, mídia e convidados as primeiras impressões de um evento. Desde a primeira vez em que solicitam seu passe de credenciamento, até quando são apresentadas no evento, o processo  de credenciamento tem uma influência significativa em como eles julgam o profissionalismo e a conduta do evento.

Os processos de credenciamento também podem ser usados para ajudar na triagem de segurança de funcionários, voluntários, contratados e outras partes que exigem acesso ao local.

Os principais fatores que impulsionam os sistemas de credenciamento para grandes eventos são:

  • Identificação e triagem
  • Segurança
  • Controle de acesso
  • Ambientes de trabalho 

Planejar o processamento do credenciamento é uma parte importante do recebimento de participantes no evento. Os seguintes fatores desempenham um papel na determinação da melhor solução para o processamento rápido de credenciados, mantendo a máxima eficiência: planejamento de espaço; sistemas de filas, estações de trabalho, áreas de espera e sinalização, bem como as áreas de credenciamento. 

O zoneamento do credenciamento em eventos deve garantir que o acesso seja estritamente controlado a locais de segurança prioritários, como vestiários, campo de jogo em eventos esportivos, áreas VIP e áreas da imprensa e mídia.

Você precisa planejar e mapear claramente as áreas de credenciamento no local. Lembre-se que dependendo do porte do evento será necessário uma área exclusiva para os meios de comunicação, transmissão, participantes oficiais do evento, operacional, público, área VIP e recepção.

Cada setor de credenciamento deve ter pontos de acesso claramente demarcados para evitar confusão. 

Um sistema de credenciamento bem organizado funcionará em vários níveis:

  • Coleta e armazenamento de informações pessoais sobre cada credenciado
  • Concessão de direitos e privilégios de acesso adequados a todos os candidatos
  • Geração de relatórios de controle, gerenciamento e autorização 
  • Geração de correspondência personalizada para grupos ou indivíduos
  • Produção de passes que exibem uma variedade de informações personalizadas.
  • Uso de bancos de dados de credenciamento para fornecer uma análise detalhada das informações dos participantes para uma variedade de usos, incluindo controle e marketing.

Como deve ser a credencial? 

  • Deve ser clara e concisa
  • Deve incluir todas as informações apropriadas para que a segurança possa identificar facilmente os direitos de acesso de um indivíduo
  • A credencial deve ser grande o suficiente para que possa ser lida com clareza em todos os momentos do dia ou da noite e durante todas as condições climáticas (tamanho aproximadamente A6)
  • Deve incluir medidas de segurança apropriadas para torná-las extremamente difíceis de forjar.

Nenhum sistema de credenciamento é bem-sucedido, a menos que a equipe de segurança entenda claramente seus objetivos. O sistema deve ser tão eficiente quanto o mecanismo de controle de acesso na porta de entrada.

Dicas finais para um credenciamento eficiente 

Verificações manuais simples são suficientes para a grande maioria dos eventos. Os organizadores devem ser treinados no sistema geral de credenciamento e controle de acesso à segurança e, especificamente, ter posse das informações mais relevantes sobre cada acesso.

Na maioria dos casos, isso não deve ser mais complexo do que a verificação de detalhes pessoais, como uma fotografia e a verificação do privilégio de acesso. O acesso credenciado pode ajudar a evitar problemas de filas nas entradas.

Outro benefício que o credenciamento possibilita é que os credenciados entendem seus direitos e limitações de acesso e, com isso, têm menos probabilidade de tentar entrar em locais restritos.

Dessa maneira, os organizadores podem iniciar rapidamente a resolução de problemas com cada credenciado, mesmo quando estão sob pressão.

Outras leituras importantes indicadas:

Você já utilizou credencial em seus eventos? Quando acha necessário obter? A KLE pode te ajudar com sistemas robustos de acesso. Entre em contato!

Fontes: 

https://www.majorevents.govt.nz/resource-bank/event-security-and-accreditation/managing-accreditation-for-events/

https://rosterfy.com/blog/what-is-event-accreditation/

 

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