Credenciamento em eventos: como funciona o processo e como deve ser?

O credenciamento em eventos é um fator essencial para eventos de grande escala e ajuda a garantir que as pessoas certas estejam onde precisam estar, mantendo um evento seguro e dentro do previsto.

O credenciamento é uma etapa importante em qualquer evento, pois possibilita a identificação da equipe do evento. O credenciamento é geralmente fornecido durante o check-in, com detalhes como nome, número de contato, além de uma foto de identificação do funcionário.

Além da identificação, o principal objetivo do credenciamento em eventos é o acesso. O credenciamento garante que as pessoas que colaboram para fazer o evento acontecer tenham acesso às suas respectivas áreas, o que ajuda a garantir que a segurança seja mantida o tempo todo. Os tipos de acesso podem variar de acesso a todas as áreas ou restrito, o que pode permitir o acesso a apenas parte de um evento.

Segurança nos eventos

Todos os eventos geralmente têm áreas restritas reservadas para pessoas VIPs, área de entretenimento, área exclusiva de funcionários etc. Para ajudar a equipe de segurança nas suas atividades de trabalho, o credenciamento em eventos é essencial para saber quem tem acesso a quais áreas, sem precisar perguntar o tempo todo.

Processo de credenciamento em eventos

O processo de credenciamento de um evento fornece às principais partes interessadas, participantes, mídia e convidados as primeiras impressões de um evento. Desde a primeira vez em que solicitam seu passe de credenciamento, até quando são apresentadas no evento, o processo de credenciamento tem uma influência significativa em como eles julgam o profissionalismo e a conduta do evento.

Os processos de credenciamento também podem ser usados para ajudar na triagem de segurança de funcionários, voluntários, contratados e outras partes que exigem acesso ao local.

Os principais fatores que impulsionam os sistemas de credenciamento para grandes eventos são:

Identificação e triagem
Segurança
Controle de acesso
Ambientes de trabalho

Planejar o processamento do credenciamento é uma parte importante do recebimento de participantes no evento. Os seguintes fatores desempenham um papel na determinação da melhor solução para o processamento rápido de credenciados, mantendo a máxima eficiência: planejamento de espaço; sistemas de filas, estações de trabalho, áreas de espera e sinalização, bem como as áreas de credenciamento.

O zoneamento do credenciamento em eventos deve garantir que o acesso seja estritamente controlado a locais de segurança prioritários, como vestiários, campo de jogo em eventos esportivos, áreas VIP e áreas da imprensa e mídia.

Você precisa planejar e mapear claramente as áreas de credenciamento no local. Lembre-se que dependendo do porte do evento será necessário uma área exclusiva para os meios de comunicação, transmissão, participantes oficiais do evento, operacional, público, área VIP e recepção.

Cada setor de credenciamento deve ter pontos de acesso claramente demarcados para evitar confusão.

Um sistema de credenciamento bem organizado funcionará em vários níveis:

Coleta e armazenamento de informações pessoais sobre cada credenciado
Concessão de direitos e privilégios de acesso adequados a todos os candidatos
Geração de relatórios de controle, gerenciamento e autorização
Geração de correspondência personalizada para grupos ou indivíduos
Produção de passes que exibem uma variedade de informações personalizadas.
Uso de bancos de dados de credenciamento para fornecer uma análise detalhada das informações dos participantes para uma variedade de usos, incluindo controle e marketing.

Como deve ser a credencial?

Deve ser clara e concisa
Deve incluir todas as informações apropriadas para que a segurança possa identificar facilmente os direitos de acesso de um indivíduo
A credencial deve ser grande o suficiente para que possa ser lida com clareza em todos os momentos do dia ou da noite e durante todas as condições climáticas (tamanho aproximadamente A6)
Deve incluir medidas de segurança apropriadas para torná-las extremamente difíceis de forjar.

Nenhum sistema de credenciamento é bem-sucedido, a menos que a equipe de segurança entenda claramente seus objetivos. O sistema deve ser tão eficiente quanto o mecanismo de controle de acesso na porta de entrada.

Dicas finais para um credenciamento eficiente

Verificações manuais simples são suficientes para a grande maioria dos eventos. Os organizadores devem ser treinados no sistema geral de credenciamento e controle de acesso à segurança e, especificamente, ter posse das informações mais relevantes sobre cada acesso.

Na maioria dos casos, isso não deve ser mais complexo do que a verificação de detalhes pessoais, como uma fotografia e a verificação do privilégio de acesso. O acesso credenciado pode ajudar a evitar problemas de filas nas entradas.

Outro benefício que o credenciamento possibilita é que os credenciados entendem seus direitos e limitações de acesso e, com isso, têm menos probabilidade de tentar entrar em locais restritos.

Dessa maneira, os organizadores podem iniciar rapidamente a resolução de problemas com cada credenciado, mesmo quando estão sob pressão.

Outras leituras importantes indicadas:

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Fontes:

https://www.majorevents.govt.nz/resource-bank/event-security-and-accreditation/managing-accreditation-for-events/

https://rosterfy.com/blog/what-is-event-accreditation/