Como Produzir um Evento de Sucesso em 5 Passos

Procurando informações de como produzir um evento? Este artigo pode ser útil para você. Abaixo listamos várias dicas e passos para você criar um evento do zero. Sabemos que são muitas coisas a considerar na hora de criar um evento e ter um auxílio nisso pode ser muito importante para que tudo saia dentro do planejado, sem esquecer nenhum detalhe.

Há dez etapas que identificamos como chave para um evento de sucesso. Embora não possamos identificar todos os detalhes que você precisará pensar para produzir um evento, já que grande parte dependerá do tipo de evento que você está realizando, podemos sugerir algumas práticas recomendadas que são importantes para qualquer evento.

Com isso em mente, as cinco principais etapas de planejamento de eventos que identificamos são essas:

Desenvolva sua meta e objetivos do evento
Organize sua equipe
Estabeleça seu orçamento
Defina a data
Crie um plano mestre de eventos

5 dicas de como produzir um evento – Confira agora!

como organizar evento

1. Desenvolva sua meta e objetivos do evento

O primeiro passo para qualquer coisa que você for planejar é desenvolver uma meta e objetivos antes de qualquer coisa. Pense primeiro o que espera alcançar com o seu evento. Isso irá trazer a resposta sobre qual evento é mais indicado para você realizar.

Saber os principais objetivos também ajuda você a traçar as metas mais indicadas para alcançar os resultados esperados. Se, por exemplo, você estiver procurando conscientizar as pessoas sobre uma causa, angariando recursos ou doações para um projeto, qual o porte desse evento que pretende realizar? 50 pessoas são suficientes? Ou serão necessárias 500 pessoas para alcançar seus objetivos?

Reflita sobre isso e coloque métricas quantificáveis para facilitar o processo de planejamento e orientação da sua equipe.

2. Organize a equipe

Para um evento ter sucesso, não é só necessário um excelente planejamento, mas também contar com uma equipe profissional e eficiente. Um esforço conjunto da equipe de evento ajuda a pensar em todos os detalhes importantes para fazer um evento funcionar.

Em qualquer evento é indispensável ter uma pessoa responsável por gerenciar, como um coordenador ou gerente, além de presidentes individuais de comitês, como gerente do local, caixa de som, entretenimento, publicidade, patrocinadores etc. Assim, cada um será responsável por assegurar que todas as tarefas sejam cumpridas em todas as etapas e nada seja esquecido.

A atribuição aos membros da equipe traz um sistema unificado e integrado de responsabilidade. Além disso, você conseguirá delegar e prestar contas das reuniões da comitê no cronograma.

3. Estabeleça um orçamento

Estabelecer o orçamento do seu evento é uma das partes mais importantes quando falamos em como produzir um evento. Muitos eventos mal planejados que não estipularam um orçamento deram errado, justamente por essa falha em não planejar custos.

Algumas das despesas críticas que você precisa incluir no seu orçamento são:

Local: esse custo deve abranger o aluguel e qualquer seguro que você precise adquirir.
Comida e bebida: este item é bastante auto-explicativo. No entanto, lembre-se de que o valor que você pode pagar aqui também pode determinar o número de ingressos que você pode vender.
Entretenimento: esse campo pode ser personalizado da maneira que você precisar – seja ele destinado a alto-falantes, DJ, banda ao vivo, etc. Verifique se há espaço para acomodação e estacionamento dessas pessoas, bem como outros detalhes importantes.
Decoração: o evento será mais descontraído ou terá uma decoração mais sofisticada? Estabelecer os custos antecipadamente ajudará a determinar quanto você pode pagar na decoração.
Equipe: essa categoria pode ser esquecida com frequência, mas é essencial prestar contas dos custos de transporte e hospedagem de sua equipe, principalmente se tiver que sair da cidade para se encontrar. Veja se os custos para as reuniões vale a pena ou pode ser resolvido à distância.
Marketing: defina o tipo de divulgação que será feita. Se você prefere divulgar seu evento pelo Facebook e outras mídias sociais ou investir em publicidade offline com outdoors etc.
Software: se você ainda não está pagando por qualquer tipo de software de gerenciamento de eventos, considere incorporá-lo ao seu planejamento de eventos. Outro custo importante pode ser com locação de catracas, credenciais ou outros itens fundamentais para controle de acesso ao evento. Pense também na necessidade de projetores, sinal de wi-fi e etc,
Diversos: até o evento mais bem planejado terá alguns custos adicionais. A contabilização deles no seu orçamento garantirá que você não seja pego de surpresa.

Mesmo que alguns desses itens ainda não tenham custos fixos – por exemplo, se você ainda não escolheu um local – é importante manter em mente o máximo que você pode gastar antes de tomar essas decisões. Estipular um valor máximo manterá tudo sob controle quando falamos em como produzir um evento.

4. Defina a data

A data já pode estar pré-definida para um evento recorrente, mas se esse for um evento novo, considere o seguinte antes de confirmar sua data:

Dê a si mesmo tempo suficiente para planejar e colocar tudo em ação. O ideal é ter de 4 a 6 meses para planejar, se não mais (dependendo do seu evento)
Esteja ciente dos feriados
Evite períodos de férias escolares
Verifique as datas com os principais participantes – palestrantes, apresentadores, convidados VIP etc.
Depois de definir a data (e com orçamento definido), você poderá começar a reservar imediatamente a equipe externa (como fornecedores de buffet).

5. Desenvolva um plano mestre de eventos

Após pensar em todos os passos anteriores, é hora de colocar a mão na massa e começar a implementar o plano de ação definido. Desenvolver um plano mestre de eventos é indispensável para organizar e seguir um passo a passo definido que garanta que as ações aconteçam com o mínimo de chances de imprevistos e problemas.

No plano mestre existem alguns itens fundamentais que devem estar contidos, como:

Gestão de instalações, logística (contratos, autorizações, seguros, etc)
Oradores e apresentadores (identificação, confirmação, logística e gerenciamento, etc)
Atividades e entretenimento
Publicidade e marketing online e offline (canais, ações, promoções, calendário, assessoria de imprensa, campanhas etc).
Registro como inscrição, pagamento, bem como entrada no local do evento.
Gestão de patrocinadores e parceiros
Linha do tempo detalhada e autorizações necessárias como apólices de seguro necessárias.

Embora você acredite que tudo vai dar certo, pois todas as informações e etapas estão bem organizadas na sua cabeça, lembre-se que é indispensável colocar tudo escrito e devidamente documentado, padronizar e alinhar etapas, até para facilitar o trabalho de delegar funções e ter o controle sobre tudo que está acontecendo em cada etapa de desenvolvimento do evento.

Entendeu como produzir um evento? Ficou alguma dúvida sobre alguma etapa? Deixe um comentário abaixo para que possamos te ajudar.

Fonte: https://www.wildapricot.com/articles/how-to-plan-an-event