Como organizar um Evento?

Um bom planejamento é essencial para a organização de todo evento, e planejamento se faz com antecedência. Veja como fazer um evento memorável em 6 dicas!

  1. Defina os objetivos, público e tema do evento

Nenhum evento é criado sem objetivos. Pode ser educar a comunidade, persuadir potenciais investidores a contribuir com uma causa, motivar pessoas, celebrar algo, entre muitas outras coisas. O ponto é: com um ou mais objetivos em mente, será mais fácil começar.

Junto com os objetivos do evento, deve-se definir a quem ele se destina, ou seja, qual é o público-alvo. Conhecer bem o público-alvo é essencial para planejar e oferecer um evento que atenda às expectativas dele.

E não menos importante é a escolha do tema, pois a essência e o posicionamento do evento se derivam do tema. Caso esteja sem ideias, pesquise os temas ou assuntos utilizados pelos seus concorrentes diretos, a fim de obter insights.

  1. Pense na data, horário e local do evento

Antes de decidir, leve em conta o público-alvo do evento. Pergunte-se:

  • Onde este público está concentrado?
  • Qual é o melhor horário para que ele possa participar do evento?
  • É melhor realizá-lo em dias úteis ou aos finais de semana?
  • Que local é mais indicado para o seu tipo de evento e público que irá frequentá-lo?

Por exemplo, eventos durante a semana são mais indicados para atingir nichos ou segmentos específicos, enquanto que eventos nos finais de semana são indicados para atingir grandes públicos. É o perfil e disponibilidade do seu público-alvo que devem orientar as escolhas de data, horário e local.

Como sugestão, consulte o calendário para avaliar se feriados e datas festivas oferecem oportunidades ou obstáculos para seu evento. E pesquise se ocorrerão outros eventos na região no mesmo dia ou período, que poderiam concorrer com o seu. Evite isso!

Com essas informações em mãos, estabeleça uma data que lhe dê tempo hábil para planejar e divulgar o evento. Não faça nada às pressas.

  1. Faça uma projeção de custos e comece a levantar fornecedores

Fazer isso é fundamental, já que todo o planejamento está atrelado a um budget ou verba disponível para realizar o evento. Ter este valor em mente ajuda a controlar o que é viável oferecer, a quantas pessoas, se o evento será pago ou gratuito e quem contratar. Por isso a projeção de custos é tão importante, já que ela indicará o que poderá ser feito ou não dentro do budget.

Para isso, inclua todas as despesas possíveis, rendas, patrocínios e gastos com imprevistos e comece a cotar os valores, avaliando propostas e negociando com diversos fornecedores. Com essa base de preços, sua projeção de custos começará a tomar forma.

  1. Monte uma equipe para ajudá-lo

Seja uma equipe contratada ou composta por voluntários, reúna pessoas de confiança com habilidades diferentes, capazes de ajudar você a fazer tudo que é necessário para garantir o sucesso antes, durante e depois do evento. Certifique-se de manter a equipe sempre alinhada e atualizada com seus planos. A boa comunicação é fundamental!

Lembre-se de manter um acompanhamento detalhado das atividades para evitar surpresas de última hora, além de sempre motivar os envolvidos. Com uma equipe organizada, capaz, motivada e bem informada à sua disposição, você se sentirá bem menos sobrecarregado para coordenar o planejamento do evento.

(!) Prepare uma lista de contatos dos membros da equipe. Faça o mesmo com os dados dos convidados, fornecedores e prestadores de serviços. Essas listas podem salvar seu evento!

  1. Divulgue seu evento

Toda divulgação precisa estar adequada aos objetivos e verba disponível. Seguem algumas ideias de divulgação:

  • Distribua material impresso em pontos estratégicos onde o seu público está presente;
  • Divulgue e anuncie seu evento nas mídias sociais onde o seu público está conectado;
  • Envie mensagens para grupos online;
  • Envie um e-mail marketing atraente para endereços de e-mail potenciais;
  • Envie um convite formal via correio;
  • Visite os participantes ou patrocinadores em potencial.
  1. No dia do evento, tenha alguém responsável por:

  • Coordenação geral
  • Sala de espera
  • Comida
  • Atividades de palco
  • Mestre de cerimônias
  • Computador e projetor
  • Fotógrafo
  • Recepção
  • Gerenciamento de pessoas e Relações Públicas
  • Estacionamento
  • Segurança
  • Distribuição de várias coisas (presentes, certificados, etc.)

Está pronto para organizar seu evento? Esperamos que as dicas acima tenham ajudado. Ah, você também pode utilizar essa planilha, que é completa e pode te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas do seu evento, para garantir que ele seja um sucesso!

E se precisar de controle de acesso para seu evento, fale com a KLE Eventos, a empresa líder no controle de acesso de grandes públicos!

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